Introductie
Jij houdt het overzicht wanneer het ertoe doet. In een omgeving waar de druk hoog is en alles voortdurend in beweging is, blijf jij staan. Jij ziet wat nodig is, brengt structuur en zorgt dat het team kan doen waar het voor staat. Dankzij jouw overzicht, daadkracht en gevoel voor mensen loopt het werk niet alleen door, het wordt beter.
Organisatie
Je gaat aan de slag binnen het programmateam Opvang Vluchtelingen van Gemeente Rotterdam. Een omgeving waar dagelijks wordt gewerkt aan een humane, efficiënte en duurzame opvang van vluchtelingen. Samen met collega’s uit verschillende disciplines van sociaal domein tot bedrijfsvoering, draag je bij aan een opgave met grote maatschappelijke impact. Hier maak je werk dat ertoe doet.
Functie
Als managementassistent ben jij de spil van de afdeling Nieuwkomers. Je ondersteunt de teammanager, vier teamleiders en collega’s, en bent hét aanspreekpunt voor vragen. Jij houdt overzicht, regelt, organiseert en anticipeert. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Beheren van (complexe) agenda’s en bijbehorend e-mailverkeer
- Organiseren en plannen van (Teams-)vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen
- Beheren van de mailboxen van de afdelingsmanager en het secretariaat
- Verzorgen van bestellingen (o.a. via Oracle) en administratieve aanvragen
- Ondersteunen bij afdelingsoverstijgende werkzaamheden
Functie-eisen
Je bent een echte ontzorger met pit. Iemand die vooruitdenkt, doorpakt en rust brengt, ook als het druk is. Je werkt nauwkeurig, schakelt snel en houdt van organiseren. Collega’s weten: op jou kunnen we bouwen.
Je herkent jezelf in het volgende:
- Proactief, flexibel en stressbestendig Sterk in plannen en prioriteiten stellen
- Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk
- Betrouwbaar: je zegt wat je doet en doet wat je zegt Affiniteit met het sociaal domein en maatschappelijke vraagstukken
Aanbod
Eisen Minimaal een afgeronde mbo-3 opleiding Minimaal 1 jaar ervaring met agendabeheer en het organiseren van bijeenkomsten Minimaal 1 jaar ervaring met bestellingen en administratieve registraties Werkervaring met Microsoft Office
Wensen Ervaring binnen het sociaal domein Werkervaring binnen een overheidsorganisatie Een afgeronde secretariële opleiding Kennis van Oracle EBS/Cloud (Inkoopmodule)
Sollicitatie
Omdat je hier méér doet dan ondersteunen. Je draagt bij aan een veilige, humane opvang voor duizenden mensen. En je bent onmisbaar in het soepel laten draaien van een team dat onder hoge druk werkt. Ben jij die managementassistent die overzicht brengt, vooruitdenkt en het verschil wil maken? Dan is dit jouw plek.
