Waar ben je nou zo druk mee?

(Her)ken je deze opmerking? Of beter gezegd, welke ondersteuner kent deze opmerking niet.

De vraag: “waar ben je dan de hele dag zo druk mee….”

Je zou verwachten dat het antwoord hierop is: “Ik zal je even vertellen waar ik dan.mee”…………….nee meestal is dat niet de reactie die “wij” als ondersteuners geven. Ik denk dat we allemaal een grote lach op ons gezicht toveren en we doorgaan met waar we op dat moment mee bezig zijn.

De agenda staat open op het beeldscherm rechts van je en de email staat open op het scherm voor je. Ondertussen kijk je snel op whats-app waar een bericht binnen is gekomen van een collega waarin zij aangeeft dat de optie voor een vergadering over 2 weken komt te vervallen. Vervolgens ga je snel naar die datum en haalt het gereserveerde blok uit de agenda. Vanwege de te drukke agenda weet je dat er meer ademruimte moet komen die week dus plan je meteen een nieuw blok in waarin je vermeldt dat alleen afspraken mogen worden ingeland die “in overleg met” zijn. 

De telefoon gaat en er moet per direct een afspraak gepland worden volgens je collega die je aan de lijn hebt. Direct worden er ook al opties voorgelegd. Met een klik staat de agenda weer op deze week en ondertussen laat je je collega even zijn of haar verhaal doen. Ah een adempauze, rustig stel je een paar vragen, de antwoorden zijn niet altijd even duidelijk. Je vraagt even door en maakt snel een notitie op een post-it. Degene die jij ondersteunt loopt net langs en je probeert haar of zijn aandacht te trekken door met je armen te zwaaien. BINGO het werkt. Snel laat je de post-it zien en schrijft eronder prioriteit? haast?  Ondertussen blijf je doorvragen naar het onderwerp, de reden waarom er haast bij is en wie er vanuit “ons” bij moet zijn. Degene die je ondersteunt gebaart wel dat het prioriteit is maar geen bloedspoed. Je weet genoeg.

Je geeft aan dat je dit even intern gaat bespreken en dat je er vandaag nog op terugkomt. Gemopper aan de andere kant van de lijn, ja je moet toch echt even kijken wat er geschoven kan worden. Na het afronden schakel je snel, je belt even snel met de ondersteuner van een andere bestuurder die ook bij deze meeting moet zijn. Weet zij al iets? Wat is daar de prioriteit? En wat past in de agenda’s van haar bestuurder en die van jou? dan heb je 2 vliegen in 1 klap. Je zucht allebei aan de telefoon want je weet dat je elkaar nog wel vaker over deze afspraak aan de telefoon gaat hebben.

Terwijl je de beloofde terugkoppeling wil gaan geven, staat er een collega naast je bureau te springen met de mededeling dat het videoscherm het niet doet en of je even mee wilt kijken. Op datzelfde moment komt via Teams een berichtje binnen met daarin de vraag of je nog even koffie kan komen brengen bij een meeting in de andere zaal. Je brengt de koffie, lost de problemen met het scherm op en terwijl je wegloopt krijg je de vraag of je toch even die stukken wilt printen en daarna wilt komen brengen. Ook dat regel je.

Terwijl je de printopdracht geeft zie je in je ooghoek een mail binnenkomen met een bevestiging dat de afspraak die je wilde plannen door kan gaan. Je doet de geprinte stukken in een mapje en omdat je ziet dat het representatiever is als je de stukken inbindt, doe je dit ook nog even. 

Vervolgens niet vergeten die afspraak te bevestigen door de uitnodiging via Outlook te versturen en de andere opties uit de agenda te halen. Oh ja! dat wilde je doen, kijken of je meer ademruimte in de agenda kan krijgen, zodat er wat ruimte ontstaat om e-mail te beantwoorden. En net als je denkt dat je het redelijk op een rijtje hebt en je aan de mailbox kan beginnen, krijg je een berichtje van degene waarvoor jij het agendabeheer doet. Hij of zij was vergeten aan je door te geven dat op hetzelfde moment dat jij net de afspraak hebt gepland een privéafspraak staat gepland. Kortom het vriendelijke verzoek de net geplande afspraak te verschuiven. 

Tsja waar ben je dan zo druk mee?
Met ons vak, het vak van ondersteunen. Het vak waar we zo ontzettend enthousiast over zijn en dat daar af en toe een zucht bij komt kijken hoort er helemaal bij.

Liefs,
Manike

Voor Manike is ondersteunen geen baan, maar een vak. Een vak dat je leeft. Waar je elke dag bouwt, schakelt, regelt, schakelt, meedenkt, schakelt (ja, dat mag drie keer). Met 18 jaar ervaring draait ze nergens haar hand voor om—maar wél haar mouw op. Trots draagt ze de hashtag #bouwvrouwen

Meer weten over Manike?
Beluister haar verhaal in de podcast via deze link.