Als mensen aan mij vragen wat het belangrijkste is in mijn werk als management assistant, dan kom ik altijd uit bij één ding: de klik. (Dit komt ook terug in de podcastaflevering met mij).
Maar wat is dat dan…
In beeld misschien wel, zakelijk! gezien, de werkverhouding tussen Harvey Specter en Donna. Of misschien die van Erin Brokovich en de advocaat voor wie zij werkt in de gelijknamige film. Wat je daar ziet (ook al is het natuurlijk acteerwerk) is
die klik, een van vertrouwen op elkaars kwaliteiten.
Weten wat je doet en het oordeel/advies/inschattingsvermogen van de persoon die het verlengde is. Dat is voor mij de cruciale factor.
Noem het vertrouwen, noem het loslaten, noem het zoals je wilt, maar uiteindelijk ben jij als ondersteuner de professional die zijn/haar vak verstaat en weet wat ze moet doen.
Maar hoe weet jij dan wat het juiste is?
Natuurlijk zijn daar gewoon de feiten. Zaken zoals deze afspraak moet eerst, dit is een voorbereiding en dit niet. De klik zit hem juist in de onuitgesproken zaken.
Het aanvoelen van wat goed is of niet, het zelf de regie nemen over die agenda, mailbox en planning. In bepaalde gevallen zelf doorpakken, doorvragen en keuzes maken.
De definitieve keuzes en uiteindelijke eindverantwoordelijkheid ligt bij de eigenaar van de agenda en als ondersteuner ben je van het beheer… alhoewel daar wil ik nog wel een keer in een podcast over praten met mijn “baas”.
Maar wat maakt nu echt dat je weet of het werkt. Of wat moet je doen in je werk om het te laten werken? Stephanie schreef het al in een blog over AI. Sommige zaken kun je niet vervangen. En wat je echt niet kan vervangen is jawel die klik, die nuance, dat gevoel, de organisatiesensitiviteit en het oren en ogen zijn van. De non-verbale signalen van de werkvloer vertalen naar de leidinggevende.
En dan die klik als Management Assistant? Met inmiddels flink wat jaren ervaring en voor een behoorlijk aantal personen gewerkt te hebben, weet ik wat die klik voor mij is.
Het gevoel hebben dat je direct kunt lezen en schrijven met iemand, ruimte krijgen voor het uitoefenen van je vak en vertrouwen krijgen. Dat ik snap waar de accenten liggen, niet omdat het uitgesproken is maar omdat je het weet. Het is iets wat er is, of wat in no-time kan ontstaan. Maar het kan ook groeien, het is een soort wiskunde en als je de formule eenmaal snapt dan kun je de vraagstukken oplossen.
Nu ben ik heel slecht in wiskunde maar blijkbaar niet binnen mijn eigen vakgebied.
Je start een samenwerking op en dan merk je het snel genoeg, tenminste ik wel.
En bestaat er dan een perfecte match? Ik denk het niet want het streven naar perfectie leidt automatisch tot imperfectie.
Maar wat is het dan wel? Voor mij is het pretty close to the perfect match als ik het
gevoel heb dat als mijn leidinggevende iets anders gaat doen, ik met diegene mee wil.
Fair enough heb ik dat gevoel tot nu toe nog maar 2x gehad.
Liefs,
Manike
Voor Manike is ondersteunen geen baan, maar een vak. Een vak dat je leeft. Waar je elke dag bouwt, schakelt, regelt, schakelt, meedenkt, schakelt (ja, dat mag drie keer). Met 18 jaar ervaring draait ze nergens haar hand voor om, maar wél haar mouw op. Trots draagt ze de hashtag #bouwvrouwen
p.s Lees ook de vorige column van Manike: Waar ben je nou zo druk mee
Hoe bouw je als assistant snel een klik op met je leidinggevende?
Door goed te luisteren, vragen te stellen en vertrouwen te winnen. Laat zien dat je de regie durft te nemen in agenda en mailbox. Vaak groeit de klik juist in de onuitgesproken details.
Wat doe je als die klik er niet meteen is?
Geef het tijd en blijf professioneel. Een klik kan ook groeien. Blijf helder communiceren en wees betrouwbaar in je werk.
Kan een klik het verschil maken in je carrière als assistant?
Ja, absoluut. De klik bepaalt vaak of een samenwerking soepel verloopt en of je écht impact kunt maken. Daarom let Secretary House bij werving en selectie van assistants altijd op persoonlijkheid en match, niet alleen op ervaring.
