Het onzichtbare fundament van elke vergadering en notuleren met AI.

Ken je dat moment? Je zit in een vergadering vol actiepunten, besluiten en scherpe discussies. Iedereen knikt instemmend, en toch… een week later lijkt niemand zich precies te herinneren wat er nou écht is afgesproken.

Dáár komen goede notulen in beeld. Ze vormen de ruggengraat van effectieve communicatie binnen organisaties. Zonder heldere notulen raken afspraken kwijt, blijven acties liggen en ontstaat er ruis in plaats van resultaat.

Voor mij begon de liefde voor notuleren met MrsMinute. Een platform dat ik wilde opzetten om mijn vaardigheden verder te ontwikkelen en erkenning te krijgen voor iets dat vaak wordt gezien als corvee.

Want eerlijk is eerlijk: als je zegt dat je notuleren leuk vindt, kijken mensen je soms aan alsof je geboren moet zijn onder de molen met windkracht 10. Maar voor mij (en voor veel assistants) is het juist een vak, een ambacht zelfs.

De kracht van de juiste tools

Notuleren is meer dan meeschrijven daarom vraagt het om scherpte, discretie, structuur en de vaardigheid om hoofd- en bijzaken te onderscheiden. Daarbij helpen de juiste tools enorm. In organisaties waar ik heb gewerkt, werd veel gewerkt met OneNote, Microsoft Word, Google Keep, iBabs en Yabbu. Toch zijn er steeds meer AI-tools die het proces versnellen.

En nu staat er een nieuwe generatie klaar: AI-tools voor notuleren. Denk aan transcripties met ChatGPT, CoPilot of Microsoft Word Dicteren. Tools die spraak direct omzetten in tekst en je helpen met samenvattingen. Vaak start je met een gratis proefperiode en ontdek je zelf welke tool het beste bij jou en je organisatie past.

Zelf vond ik mijn weg naar Lawdisk, een Nederlandse startup die werkt met eigen spraakmodellen en veilige dataopslag in Nederland. Lawdisk interessant voor organisaties met gevoelige informatie, omdat de data lokaal wordt opgeslagen. Dat is cruciaal voor organisaties waar vertrouwelijkheid vooropstaat. Hier zie je meteen de kern van ons vak als notulist terug: discretie, voorbereiding, technische vaardigheden, communicatie, nauwkeurigheid, flexibiliteit en professionaliteit.

Waarom notuleren goud waard is

Kortom een goede notulist zorgt ervoor dat vergaderingen niet verzanden in eindeloze herhalingen. Jij maakt afspraken zichtbaar, bewaakt verantwoordelijkheden en geeft houvast. Daarmee speel je een onmisbare rol in het succes van je organisatie.

Liefs,

Saskia

Saskia Lansbergen is niet zomaar een assistant,  ze is een vakvrouw met een missie. Als vaste columnist op onze website en online kanalen deelt ze haar scherpe blik en liefde voor het vak in rake, persoonlijke verhalen. Met een glimlach en eindeloze energie duikt ze elke vergadering in, gewapend met pen en focus. Notuleren? Voor Saskia geen corvee, maar een kans om orde te scheppen, signalen te vangen en impact te maken. Al jaren is ze een waardevolle kracht binnen Secretary House en een inspiratie voor iedereen die het assistenten vak serieus neemt.

P.S. heb je de vorige column al gelezen van Saskia? Waarom notuleren het goud van de Management Assistant is?