AI en de nieuwe rol van de assistant: wat verandert er echt?

AI en de nieuwe rol van de assistant: wat verandert er echt?

AI verandert het assistantvak. En dat is misschien wel goed nieuws.

Notulen die binnen een paar minuten zijn uitgewerkt. Een eerste opzet voor een directiemail. Een lange rapportage samengevat voordat de vergadering begint. Research die geen halve ochtend meer kost.

AI is inmiddels geen interessant extraatje meer voor assistants. Het wordt steeds meer onderdeel van het dagelijkse werk.

En dus krijgen wij bij Secretary House regelmatig dezelfde vraag: gaat AI het werk van de assistant uiteindelijk overnemen?

Ons antwoord is duidelijk: nee.

Maar AI gaat het vak wél veranderen. En behoorlijk ook.

Niet doordat de assistant minder belangrijk wordt, maar doordat haar toegevoegde waarde ergens anders komt te liggen. Minder tijd kwijt zijn aan uitvoerend werk betekent namelijk ook dat er meer ruimte ontstaat voor regie, overzicht, advies en vooruitdenken.

Precies daar wordt het interessant.

Wat AI nu al van assistants overneemt

Laten we er niet ingewikkeld over doen. Een deel van het traditionele assistantwerk kan met AI simpelweg sneller.

Denk aan het maken van een eerste concept voor een e-mail, het samenvatten van documenten, het structureren van informatie, het voorbereiden van een vergadering en het uitwerken van notulen.

Werk waar een assistant vroeger misschien een uur voor nodig had, kan soms binnen enkele minuten worden voorbereid.

Onze collega Saskia schreef daar eerder al over in ons artikel over notuleren met AI.

Maar sneller betekent niet automatisch beter.

AI kan informatie structureren. AI kan formuleren. AI kan samenvatten.

De assistant bepaalt vervolgens of het klopt.

En misschien nog belangrijker: of het past.

Want een keurig geformuleerde e-mail kan op precies het verkeerde moment worden verstuurd. Een samenvatting kan feitelijk juist zijn en tóch de essentie missen. Een actiepunt uit een vergadering kan logisch klinken terwijl een ervaren assistant weet dat er intern iets heel anders speelt.

Daar zit het verschil tussen een tool gebruiken en het vak beheersen.

Wat AI niet van een goede assistant overneemt

Een sterke assistant kent haar organisatie.

Ze weet wie ze op welk moment moet bellen. Ze voelt aan wanneer een bestuurder ruimte nodig heeft. Ze merkt dat er iets speelt voordat iemand het hardop zegt. Ze weet welke informatie vertrouwelijk is en wanneer een onderwerp juist níet in een AI-tool thuishoort.

Dat staat niet in een prompt.

Een directie, managementteam of bestuur verwacht bovendien meer dan iemand die taken uitvoert. Ze vertrouwen op een assistant die overzicht houdt wanneer agenda’s vollopen, belangen door elkaar lopen en de druk toeneemt.

Juist daarom denken wij dat AI de beste assistants niet kleiner maakt.

Het maakt hun echte vakmanschap zichtbaarder.

Als het administratieve handwerk minder tijd kost, blijft namelijk precies datgene over waarvoor organisaties een uitstekende assistant nodig hebben: oordeelsvermogen, regie, gevoel voor verhoudingen, discretie en vooruitdenken.

Welke AI vaardigheden heeft een moderne assistant nodig?

Een assistant hoeft wat ons betreft geen technisch AI expert te worden.

Ze moet er wél goed mee kunnen werken.

Dat betekent weten hoe je een goede opdracht formuleert. Kritisch kijken naar wat een AI-tool teruggeeft. Fouten en aannames herkennen. Begrijpen welke informatie je wel en niet kunt invoeren. En vooral weten wanneer je de technologie even helemaal niet moet gebruiken.

Dat laatste wordt nog weleens vergeten.

De beste AI vaardigheid is soms simpelweg kunnen besluiten: dit vraagt om een mens.

Daarom gaat de ontwikkeling van het assistantvak wat ons betreft niet alleen over leren prompten of steeds weer een nieuwe tool ontdekken.

Het gaat om professioneel oordeel.

AI gebruiken waar het waarde toevoegt en zelf de regie houden waar ervaring, vertrouwelijkheid en menselijk inzicht nodig zijn.

Wat betekent AI voor organisaties die een assistant zoeken?

Ook voor opdrachtgevers verandert er iets.

Bij het zoeken naar een management assistant, directiesecretaresse of executive assistant kun je niet meer alleen kijken naar de taken die iemand vandaag beheerst.

De belangrijkere vraag wordt: kan deze assistant zich blijven ontwikkelen terwijl het werk om haar heen verandert?

Een assistant die AI slim gebruikt, kan sneller informatie verwerken, vergaderingen efficiënter voorbereiden en meer ruimte creëren voor werkzaamheden die werkelijk aandacht vragen.

Dat betekent niet dat één assistant ineens het werk van drie mensen moet gaan doen. Dat is wat ons betreft precies de verkeerde conclusie.

Het betekent dat je de beschikbare tijd slimmer kunt inzetten. Minder tijd aan handwerk. Meer tijd voor ondersteuning op niveau.

De rol van de assistant wordt niet kleiner maar groter

Wij verwachten daarom niet dat de assistant van de toekomst verdwijnt.

We verwachten juist dat de lat hoger komt te liggen.

De uitvoerende assistant die voornamelijk wordt ingezet voor losse administratieve taken krijgt het waarschijnlijk moeilijker. De assistant die overzicht creëert, informatie beoordeelt, vooruitdenkt en technologie slim inzet wordt juist waardevoller.

En eerlijk gezegd vinden wij dat een mooie ontwikkeling voor het vak.

Want een goede assistant was natuurlijk nooit alleen degene die de agenda beheerde. Ze was vaak al degene die achter de schermen zorgde dat alles klopte.

AI zorgt er misschien eindelijk voor dat daar nóg meer ruimte voor ontstaat.

Hoe Secretary House assistants voorbereidt op die verandering

Bij Secretary House kijken we verder dan alleen de match tussen een cv en een vacature.

Onze assistants werken midden in organisaties waar veel van hen wordt gevraagd. Daarom vinden we het belangrijk dat zij zich blijven ontwikkelen.

Dat doen we via coaching, intervisie, opleidingen en kennisdeling binnen onze professionele community.

AI en slimmer werken horen daar inmiddels vanzelfsprekend bij. Niet omdat iedere nieuwe tool onmiddellijk gebruikt moet worden, maar omdat wij willen dat onze assistants begrijpen wat er verandert en zelf kunnen bepalen hoe technologie hun werk beter kan maken.

Een interim assistant die vandaag bij een opdrachtgever start, moet immers niet alleen vandaag goed zijn. Ze moet kunnen meegroeien met het vak. En daar investeren we bewust in.